Gestion des ressources : Qu'est-ce que c'est et pourquoi est-ce essentiel ?

November 20, 2023
8 min read
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La gestion efficace des ressources est un élément crucial pour la réussite de la livraison d'un projet de construction. Pour garantir que les projets sont terminés à temps et dans les limites du budget, il est essentiel d'avoir une visibilité sur le cycle de vie et les objectifs du projet, ainsi que sur les ressources disponibles au sein de l'organisation.

Imaginez que vous êtes coincé sur une île déserte et que vous devez choisir seulement 3 choses pour survivre. C'est une forme de management des ressources, non ? Eh bien, dans le secteur de la construction c'est presque pareil, sauf que les activités sont un peu plus complexes. Pour réussir, il est important de connaître les ressources matérielles et les ressources financières dont vous avez besoin, ce que vous pouvez faire et comment vous pouvez y arriver avec le moins de ressources possibles. 

En planifiant soigneusement les types de ressources, vous pouvez augmenter l'efficacité de votre entreprise jusqu'à 20% et surveiller de près leur utilisation. Gérer ses ressources est essentiel pour atteindre vos objectifs.

Ça veut dire quoi gérer ses ressources?

Gérer ses ressources consiste à s'assurer que les différentes ressources sont utilisées de la manière la plus efficiente et la plus efficace possible pour maximiser sa productivité. Elle implique l'identification, l'acquisition, l'allocation et le management des ressources telles que les ressources matérielles, les ressources humaines, les ressources financières, les équipements, le temps et la technologie pour mener à bien une tâche donnée ou atteindre un but.

Gérer des ressources implique l'établissement d'une structure de coûts pour les projets afin de garantir la réalisation des objectifs.

Pourquoi une bonne gestion des ressources est-elle importante ?

La gestion des ressources fait partie de la gestion de projet et est essentielle à la réussite de tout projet. Cela permet d'optimiser les ressources, de réduire les coûts tout en maintenant des normes de qualité. Elle permet également de s'assurer que les projets sont achevés dans les délais impartis.

Une bonne gestion des ressources garantit une utilisation efficace des ressources, ce qui aide les organisations à atteindre leurs objectifs avec un minimum de retards ou de coûts supplémentaires. Le suivi précis des ressources permet de contrôler plus étroitement leur disponibilité et d'identifier rapidement les problèmes potentiels. Cela permet de prendre rapidement des mesures correctives qui contribuent à éviter des dépassements coûteux

Les 5 avantages de la gestion des ressources ?

  1. Anticiper les obstacles : en ayant une excellente connaissance de vos ressources et en planifiant leur utilisation par un chef de projet, vous pouvez identifier et résoudre tout type de problèmes potentiels avant qu'ils ne se manifestent dans votre organisation.
  2. Éviter l'épuisement mental : en gérant efficacement un ensemble de ressources, vous pouvez faire en sorte d'empêcher la surcharge de travail ou la dépendance excessive aux ressources humaines. Vos employés pourront alors utiliser leur savoir faire et votre manager utiliser les différents acteurs à leur plein potentiel.
  3. Assurer un soutien en cas d'échec:  si votre projet ne réussit pas à cause d'un manque de ressources (ce qui peut arriver selon le matériel disponible par exemple), la planification et le management des ressources démontrent que votre stratégie était pertinente et que vous avez tout mis en œuvre pour optimiser les ressources disponibles.
  4. Soyez plus transparent: les autres personnes et vos clients peuvent avoir une meilleure compréhension des ressources humaines dont vous disposez et ajuster leur objectif en fonction de sa capacité maximale ou de sa disponibilité pour assumer de nouveaux projets.
  5. Mesurer l'efficacité : grâce à une compréhension exacte de ce qui est nécessaire pour gérer et exécuter tous les types de projets, vous pouvez à fois planifier et mesurer le retour sur investissement de façon efficace.

Quelles sont les meilleures techniques pour gérer vos ressources?

Assignation des ressources

L'assignation des ressources vise à maximiser l'exploitation des types de ressources dont vous disposez. En tenant compte des compétences et de la disponibilité des membres de l'équipe, ce processus consiste à gérer les projets en utilisant efficacement le matériel et les ressources de l'organisation en votre possession.

Pour avoir une vision précise de cette assignation, les responsables de projet s'appuient souvent sur des rapports. Ces derniers peuvent varier, allant d'un aperçu général de production jusqu'à une analyse détaillée de la disponibilité des ressources, permettant ainsi d'éviter des retards et des dépassements de budget.

Des rapports complets assurent une meilleure transparence sur les projets et renforcent l'efficience. Cela permet aux personnes d'identifier les éléments potentiellement à risque. Elle permet également une estimation plus précise des coûts et des délais, ainsi qu'une meilleure collaboration entre les équipes.

Réajustement des ressources

Une autre méthode consiste à réajuster les ressources. Cette approche vise à identifier la ressource sous-utilisée sur un site ou mal utilisée au sein d'une organisation et à en tirer profit en fonction du besoin. Par exemple, un chargé de projet possédant des compétences en estimation pourrait soutenir une autre équipe en assumant des tâches sur l'évaluation des bâtiments ou sur une autre étape du projet. Si un membre de l'équipe possède les compétences requises, l'équipe d'estimation n'aura pas besoin de faire appel à des prestataires externes si elle est soudainement confrontée à un afflux de demandes de projets et aura les moyens de gérer ses compétences internes. En fin de compte, une bonne utilisation des ressources et des compétences permet aux équipes d'être plus productives et plus efficaces.

Estimation des ressources

Il est essentiel pour faire un choix avisé de réunir tous les éléments et toutes les conditions nécessaires et réaliser un plan prévisionnel des ressources financières pour maximiser l'efficience des personnes, des informations et des finances. L'estimation des ressources vous aide à prévoir vos futurs besoins en ressources avant le lancement d'un projet.

Durant les phases de planification d'un projet, cette estimation permet de définir l'ampleur du projet, les types de contraintes éventuelles, les dépenses inattendues en matières premières par exemple et les risques possibles (installations, fabrication, compétences disponibles...)

Pour réaliser cette évaluation le management du projet doit avoir une bonne compréhension du cycle de vie et des objectifs du projet, ainsi qu'une vue d'ensemble des ressources disponibles au sein de l'organisation. Un logiciel de gestion de projet spécialisé en gestion de ressource en construction comme Cilvalgo offre cette visibilité aux entreprises, ainsi qu'un accès centralisé à vos projets et ressources pour vous permettre de maximiser votre savoir faire et de gérer vos actifs simplement.

Et vous quels sont vos instruments favoris pour le management des ressources ?

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Anticipating obstacles: By having an excellent understanding of your resources and planning their usage by a project manager, you can identify and resolve any potential problems before they manifest in your organization.

Avoiding burnout: By effectively managing a set of resources, you can prevent work overload or excessive reliance on human resources. Your employees can then use their skill sets  and your manager can use different actors to their full potential.

  1. Ensuring support in case of failure: If your project fails due to a lack of resources (which can happen depending on the available equipment, for example), resource planning and management demonstrate that your strategy was relevant and that you did everything possible to optimize the available resources.
  1. Be more transparent: Other people and your clients can have a better understanding of the human resources you have available and adjust their goals according to its maximum capacity or availability to take on new projects.
  2. Measuring effectiveness: With an exact understanding of what is necessary to manage and execute all types of projects, you can plan and measure return on investment effectively.

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