Selon une étude menée en 2019 par KPMG, 66% des chantiers de construction dépasseraient leur budget de plus de 10%. Autrement dit, à peine un tiers des chantiers de construction parviendrait à respecter, plus ou moins, leur budget ! Ces dépassements de coûts, qui représentent des millions de dollars (500 millions rien qu’entre 2009 et 2013), semblent toucher l’ensemble des secteurs de la Construction et ceci, quelle que soit l’ampleur des projets menés. Ainsi, dès la simple rénovation résidentielle jusqu’aux grands projets de Génie Civil (9 mégaprojets sur 10 feraient face à des dépassements de coûts importants), les dépassements de coûts semblent généralisés. 

Pourtant, il semble que la majorité de ces dépassements de budget pourraient être évitée. Comment ? Quels moyens efficaces peuvent être mis en œuvres par les entreprises et les chefs de projet pour maîtriser leurs coûts et respecter les budgets alloués ? Notre article fait le point !

Mieux comprendre les raisons et les causes des dépassements de coût en Construction. 

Difficile (et insultant !) de justifier l’ensemble de ces dépassements de coût par un manque de savoir-faire ou de bonne volonté. D’autant plus que, nous l’avons vu, c’est un problème extrêmement courant et généralisée à toutes les entreprises. Mais alors, qu’est-ce qui cause ces coûts supplémentaires ? Pourquoi le secteur de la Construction est si vulnérable sur le plan financier ? 

Si les causes exactes peuvent varier d’un projet à un autre, certains facteurs reviennent fréquemment. 

Mauvaise planification et estimation des coûts.

Si vous ne parvenez jamais à respecter vos estimations, c’est assurément dans les premières heures de vie de vos projets de construction que vos problèmes naissent. Et ils peuvent prendre plusieurs formes : 

• Un manque de définition claire de l'envergure du projet et de ses objectifs : Sous-estimer la charge de travail nécessaire pour mener à bien un chantier peut entraîner des travaux supplémentaires et des coûts imprévus. 
• Une planification insuffisante : par manque de temps et de moyens humains, de nombreuses entreprises ne consacrent pas suffisamment de temps à la planification détaillée de leurs projets. Malheureusement, les conséquences peuvent être désastreuses !
• Des estimations de coûts imprécises ou pas assez détaillées : une estimation bâclée finira toujours par vous coûter de l’argent. Tous les facteurs essentiels doivent être pris en compte, ce qui inclut les matériaux, la main-d'œuvre, les frais généraux, les quantités, etc.  
• Un manque d’analyse des risques : Le secteur de la construction est très vulnérable face aux risques. Identifier et anticiper ces risques est donc crucial pour éviter les dépassements de coût. 
• Une utilisation inefficace ou insuffisante des outils de gestion de projet : Un mauvais suivi de chantier peut compliquer le suivi de l’avancement des travaux, empêcher le suivi des dépenses et retarder la livraison du projet. 

Mauvaise anticipation des imprévues.

Les imprévus sont une réalité inévitable en Construction. Malheureusement, une mauvaise anticipation de ces imprévus peut entraîner des dépassements de budget importants. Ces imprévus peuvent prendre la forme de :

• Conditions météorologiques défavorables : Les tempêtes et les températures extrêmes peuvent retarder les travaux et ainsi, augmenter les coûts. 
• Problèmes de sol : Une mauvaise estimation de l’état du sol peut nécessiter des travaux supplémentaires de fondation ou de stabilisation du sol. 
• Erreurs de conception ou de construction : L’erreur est humaine, malheureusement les travaux de réparation ou de reconstruction ont un coût ! 
• Changement de réglementation : En Construction, les réglementations sont strictes et en changent régulièrement. Elles peuvent entraîner des modifications aux plans de construction et augmenter le coût de réalisation final. 
• Pénurie de matériaux : Une pénurie soudaine de matériaux de construction peut entraîner des retards et des dépassements de budget. 

Problèmes de communication

Une mauvaise communication peut entraîner des malentendus, des erreurs et des travaux supplémentaires non prévus, ce qui peut conduire à terme à des dépassements de budget. Les problèmes de communication peuvent avoir lieu avec : 

• Le client : Une mauvaise compréhension des attentes et des délais de construction peut mener à des erreurs, des délais supplémentaires, des modifications de plan et des travaux imprévus. 
• Les sous-traitants : Des problèmes de communication avec les sous-traitants peuvent provoquer des malentendus plus ou moins importants, allant du léger retard aux erreurs de conception, en passant par des problèmes de paiement. 
• Les différentes équipes sur le terrain : Une mauvaise communication avec vos équipes sur le terrain peut entrainer une mauvaise coordination, une absence d’autonomie, des inefficacités et des gaspillages de matériaux et de temps.  

Quelles solutions pour éviter les dépassements de coût ? 

Heureusement, les dépassements de coûts ne sont pas une fatalité. En adoptant une approche proactive et en instaurant des processus de travail rigoureux dès le départ, vous pouvez considérablement réduire vos dépassements de budget et mener à bien vos projets de construction dans les limites de temps et de budget défini.

Voici quelques pistes à explorer pour y parvenir plus facilement : 

Établir un budget précis et détaillé dès le départ. 

Comme nous le disions plus haut, les dépassements de budget sont souvent liés à une mauvaise planification ou/et à des estimations imprécises. Pour l’éviter, il est important d’établir un budget précis et détaillé dès le départ du projet. Ce qui implique de : 

• Définir clairement la portée du projet et ses objectifs. Ainsi, vous serait en mesure d’identifier l’ensemble des travaux et matériaux nécessaires et vous éviterez les surprises ultérieures. 
• Impliquer toutes les parties prenantes dans le processus de budgétisation. Assurez-vous que l’ensemble des sous-traitants mobilisés réalisent des soumissions précises et détaillées. Veillez à ce que chacun soit au courant des coûts prévus et évitez ainsi les malentendus. 
• Utiliser des méthodes d’estimation de coûts appropriées. Paramétrique, détaillée ou analogique, à vous de choisir ! Mais souvenez-vous si l’estimation détaillée est la plus coûteuse et la plus longue à réaliser, c’est aussi la plus précise et elle est parfaitement adaptée aux projets complexes. Il existe des solutions pour obtenir de bonnes estimations détaillées à moindre coût. 
• Prendre en compte tous les coûts potentiels. Ce qui inclut les matériaux et la main-d'œuvre, mais aussi les imprévues et les coûts de financement. 
• Utiliser un logiciel d’estimation et un logiciel de suivi de projet. Vous obtiendrez ainsi des estimations précises et détaillées en un temps record. Vous pourrez suivre vos dépenses en temps réel et identifier rapidement les goulots d’étranglement. 

Utiliser des méthodes de gestion de projet efficaces. 

Pour conserver vos projets de construction sur la bonne voie et éviter les dépassements de coûts, il est essentiel de soigner votre gestion de projet. Il existe différentes méthodes de gestion de projet que vous pourriez utiliser, par exemple :

• La méthode Kanban : Cette méthode permet de visualiser le flux de travail en un seul coup d’œil et d’identifier les goulots d’étranglement rapidement. Elle est particulièrement utile pour les projets complexes avec de nombreuses tâches interdépendantes. 
• Les objectifs SMART : Les objectifs SMART sont des objectifs clairs, mesurables, atteignables et temporellement définis. Ils permettent de fixer des objectifs clairs et concrets pour vos projets de construction et de suivre les progrès au fur et à mesure.
• Le Diagramme de Gantt : Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui permet de planifier et de suivre les tâches et les échéances. Il est particulièrement utile pour les projets avec des délais serrés. 

Mettre en place un système de suivi de chantier rigoureux. 

Suivre de près l’avancement de vos projets et de vos dépenses est essentiel pour identifier rapidement les problèmes et prendre des mesures correctives avant qu’ils n’entraînent de coûts supplémentaires. Nous vous conseillons de : 

Établir des points de contrôle réguliers : Les points de contrôle sont des moments où l’avancement du projet est évalué par rapport au budget et au calendrier. Ils permettent d’identifier les écarts potentiels et de prendre les mesures correctives nécessaires. 

Utiliser un logiciel de suivi de chantier : En plus d’automatiser un certain nombre de vos processus, limitant ainsi les erreurs et le temps alloué à des tâches répétitives et chronophages, un logiciel de suivi vous permettra d’obtenir des données, des rapports et des analyses en temps réel pour vous permettre une prise de décisions éclairées. 

Communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes de votre projet. 

Une communication claire et ouverte est essentielle pour éviter les malentendus et les erreurs à la source de travaux supplémentaires et de dépassement de coût. Vous pouvez :

Établir des canaux de communication clairs et efficaces : La communication doit être facile et rapide. Elle doit permettre à l’ensemble des personnes concernées de rester informés de l’avancement du projet, des changements et des problèmes potentiels. Évitez de multiplier les canaux de communication et centraliser au maximum l’information. 

Utiliser des outils de communication appropriés : les logiciels de gestion de projet offre souvent des plateformes de communication très complète et efficace. 

Définir des rôles et des responsabilités clairs : Chacun doit savoir à qui se référer et à qui communiquer un problème. 

Favoriser une culture de communication ouverte et honnête : Il est important que tous les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour communiquer leurs idées et leurs préoccupations.

Gérer les risques de manière proactive. 

Nous l’avons vu, les risques font partie du métier ! Il est important d’identifier les risques qui pourraient entraîner des dépassements de coûts et de mettre en place des plans d’atténuation pour les gérer. Pour ça, vous pouvez : 

• Réaliser une analyse des risques : L’analyse des risques permet d’identifier les risques potentiels, d’évaluer leur probabilité et leur impact. Cette analyse permet de bâtir des plans d’atténuation. 
• Mettre en place un registre des risques : Conservez un document répertoriant l’ensemble des risques potentiels que vous avez pu identifier, leur probabilité, leur impact potentiel et les plans d’atténuation élaborés. 
• Suivre et surveiller les risques : Il est important de suivre et de surveiller les risques potentiels afin de pouvoir prendre des mesures correctives si nécessaire.
• Opter pour un logiciel d’estimation : De nos jours, les bons logiciels d’estimation sont en mesure de prendre en compte ces risques dans leurs calculs. Ils représentent un atout indéniable !

Bien que les dépassements de budget en Construction soient des problèmes courants, ils peuvent tout à fait être évités à l’aide de quelques stratégies efficaces. En mettant en place des processus de travail rigoureux et méthodiques, les entreprises du secteur peuvent augmenter leurs chances de mener à bien leurs projets dans les limites de budget et les délais impartis. 

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