La gestion numérique des documents dans l'industrie de la construction

November 20, 2023
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Passer au numérique avec la gestion des documents de construction est un pas dans la bonne direction, mais il reste encore des défis que nous pourrions mieux gérer.

La gestion appropriée des documents est essentielle pour les entreprises de toutes tailles dans l'industrie de la construction. De nombreuses entreprises de construction ont franchi le premier pas et sont passées de systèmes de gestion de documents de construction sur papier à des systèmes numériques. Cependant, beaucoup continuent d'héberger leur système de gestion de documents sur des serveurs internes et n'ont pas encore résolu leurs problèmes restants de stockage et d'accessibilité des documents. Passer à un système de gestion de documents de construction basé sur le cloud est la clé pour une collaboration et une communication claires et faciles entre les équipes. Lisez la suite pour en savoir plus sur les systèmes de gestion de documents.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de serveurs internes pour la gestion des documents de construction

L'utilisation de serveurs numériques internes est une amélioration par rapport à la gestion de documents sur papier. Ils servent de référentiel central de documents avec des capacités de recherche faciles. La transition des systèmes basés sur le papier vers les serveurs internes apportera aux entreprises de construction des avantages tels qu'une efficacité et une sécurité accrues, des économies de coûts, une meilleure accessibilité et une gestion plus facile de la conformité réglementaire.

Cependant, l'utilisation de serveurs internes pour la gestion des documents de construction n'est pas sans ses limites, notamment :

  • un investissement initial important pour les serveurs et les licences
  • une faible évolutivité à mesure que les besoins de l'entreprise augmentent
  • des exigences de maintenance continues pour la sauvegarde des données et la récupération après sinistre

Le point le plus important est que les serveurs internes limitent l'accès aux documents à ceux qui travaillent au bureau - ce qui signifie que ceux qui sont sur le terrain doivent se rendre physiquement au bureau pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Si cela ne semble pas être un gros problème en termes d'efficacité et de temps passé, considérez que les chefs de projet et les superviseurs de chantier passent en moyenne 5,5 heures par semaine à chercher simplement des données/informations sur le projet. Cela signifie qu'en termes d'impact annuel sur les coûts, l'accès à l'information coûte à l'entreprise de construction moyenne plus de 16 000 $/an par individu.

Un autre défi avec les serveurs internes est la confusion des versions. Au fur et à mesure que les révisions se produisent, plusieurs versions de documents sont créées. Si les contremaîtres, les superviseurs de terrain et les sous-traitants ne sont pas informés de ces changements ou n'ont pas accès immédiatement aux mises à jour du plan, cela peut facilement conduire à des erreurs et à des travaux coûteux si les équipes consultent un document obsolète. Dans le cas des contrats à prix fixe, cela pourrait effacer tous les bénéfices.

Avantages de la gestion de documents de construction basée sur le cloud

Les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud permettent l'accessibilité du système via Internet, accordant l'accès à tout utilisateur quel que soit son emplacement - tout ce dont il a besoin est une connexion Internet. C'est un changement de jeu pour l'industrie de la construction, étant donné que tant de travail se fait en dehors du bureau sur des chantiers et dans des zones reculées.

Les systèmes basés sur le cloud offrent plusieurs avantages par rapport aux systèmes traditionnels sur site, notamment :

  • Accessibilité : Les systèmes basés sur le cloud peuvent être accessibles de n'importe où avec une connexion Internet, ce qui facilite l'accès aux documents des membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement.
  • Collaboration : Les plateformes basées sur le cloud restent le summum de la technologie collaborative ; les utilisateurs autorisés peuvent modifier ou commenter les documents de n'importe où à l'aide d'un appareil mobile.
  • Communication en temps réel : Les plateformes basées sur le cloud tirent parti de la technologie mobile pour <a href="https://www.civalgo.com/blog-post/improving-construction-office-field-communication">connecter sans couture le bureau et le terrain, permettant une communication en temps réel entre les équipes afin que le travail puisse se poursuivre comme prévu.
  • Évolutivité : Les systèmes basés sur le cloud peuvent être augmentés ou réduits selon les besoins, ce qui facilite l'ajustement des capacités de gestion de documents des entreprises de construction en fonction de leurs besoins changeants.
  • Efficacité des coûts : Les systèmes basés sur le cloud ont généralement des coûts initiaux plus faibles et peuvent être plus rentables à long terme car les entreprises ne paient que pour le stockage et les services dont elles ont besoin.
  • Sauvegardes automatiques : Les systèmes basés sur le cloud incluent généralement des sauvegardes automatiques, garantissant que les documents sont toujours en sécurité et peuvent être facilement restaurés en cas de sinistre.

Avec un logiciel de gestion de construction basé sur le cloud comme Civalgo, la gestion des documents de construction est intégrée dans un système plus large qui permet aux entreprises de construction de planifier et d'envoyer des équipes, de suivre la productivité et les coûts du projet, de gérer la sécurité sur le site, d'automatiser la paie et de communiquer en temps réel entre le bureau et le terrain.

Transition vers un logiciel de gestion de construction basé sur le cloud

Il n'y a vraiment pas de concurrence entre les systèmes de gestion de documents sur site et les systèmes basés sur le cloud. Les avantages, surtout dans une industrie aussi rapide et complexe que celle de la construction, l'emportent largement sur les inconvénients.

Cela dit, la transition à partir des systèmes hérités n'est jamais sans effort, et vous devez être prêt à affronter quelques défis, le plus courant étant :

  • Adhésion des employés : Les employés peuvent être réticents au changement et hésiter à abandonner les processus familiers. Une formation et une éducation appropriées sur les avantages de la gestion numérique des documents peuvent aider à faciliter la transition.
  • Intégration : Les entreprises peuvent avoir besoin d'intégrer leur système de gestion de documents de construction basé sur le cloud avec d'autres systèmes et applications. Pour éviter trop de complications, choisissez un logiciel de gestion de construction basé sur le cloud qui peut être intégré avec n'importe quelle application ou service SaaS.
  • Sécurité : Les entreprises doivent s'assurer que leur système de gestion de documents de construction est sécurisé et que les documents sensibles sont correctement protégés. Bien que le logiciel de construction basé sur le cloud soit rentable à long terme, des coûts initiaux sont généralement associés à la transition.

Avant de choisir un logiciel de gestion de construction basé sur le cloud, il est bon de comprendre le produit, de planifier votre démonstration avec un expert pour en savoir plus.

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